浅谈中学档案信息资源开发与利用

琼山中学　王禄德

　　档案工作是一项系统的信息工程，档案的开发、整理、积累、利用日益重要。实践证明，重视档案资料的收集、整理和保管，把档案信息资源开发出来，提高利用率，为学校的教学改革发挥重要的作用。本文结合实际工作，试就中学档案信息资源开发与利用中的问题谈些粗浅的认识。

　　一、健全和熟悉档案资料是开发利用档案信息资源的基本前提

由于文革十年浩劫，琼山中学的文书、教学、会计等资料均是零乱的散件，用木条箱、纸板箱等旧包装箱盛着，任凭虫蚀鼠咬，霉变损毁，根本无法利用。特别是文革中积累下来的什么“检讨书”、“交代”、“专案材料”等等大批整人材料，如果没有上级的指示，谁也不敢去清理，拨乱反正后，特别是1985年4月，琼山中学新的领导上任后，建立了综合档案室，配备专管人员，做到机构健全，人员落实，每年档案工作订目标、有计划，并列入分管领导的工作议事日程，档案工作任务分解到部门，职责明确，建立规范化的制度，归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。

　　二、热情主动提供服务是开发利用档案信息资源的必备条件

　　档案信息资源开发与利用，既要坚持按规章制度办事，又要注意改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。

　　改革开放以来，琼山中学在落实知识分子政策和平反冤假错案工作中，解决了30多名教职员工历史上的遗贸问题。在招干、招工、工资调整和评定职称等方面，提供了大量的档案材料，尤其是补发毕业文凭等方面，提供查询服务600多人次，并按政策规定，解决了一些校友的学历证书遗失的问题，为高、初中毕业的校友150多人补发了文凭，深受社会各界的好评。1988年3月学校筹备75周校庆活动，为编写《琼山中学校史》，出版校庆纪念册和创办校史展览馆，学校档案室改变了那种“看门守摊，等人上门”的封闭式做法，主动提供了大量珍贵的档案材料，将建校75周年的成果进行全面的收集、精心整理汇编成册。这些编研成果，为党政部门、企事业用人单位和大专院校等提供毕业生的准确学历、履历、政治思想表现等证明材料，从而充分利用档案信息资源，为学校的建设做出了贡献。

　　三、开发档案信息资源，为中学教改服务

　　档案是重要的信息资源，开发档案信息资源重在“开发”，开拓收集范围、多渠道提供利用，是开发档案信息资源的主要手段，克服档案原件不被广泛系统利用的缺点，做到广角度、多层次收集，建立纵向与横向收集工作网络。开发有效信息，提高利用效率。1991年5月，旅居台湾的1949届校友洪贻江先生返校探望老师时，偕夫人和孩子到档案室查阅他的学籍档案，看到他在母校读初中时学业成绩优异，名列全年级的前茅，全家人都十分高兴，称赞母校学籍档案管理有方，表示了支持母校办学的愿望。75周年校庆前，旅港校友杨兹楠先生在返校探望时看到他1957年的学习成绩也十分高兴，他说：“这是母校培育我的见证，要感谢母校的培育之恩。”1986年，他捐款7万元人民币建起了雄伟壮观的大校门，还捐款5万元人民币作为学校的奖学基金。1994年4月，驻琼山道美部队因土地划界问题与地方发生争议，该部队派人来琼山中学综合档案室查阅了广东省海南行政区公署1952年的批文，才使争议得到了解决。1997年4月，琼山中学要求市自来水公司给我校综合商品楼供水，但该公司要求学校付开户费3万元。经查找1976年会计档案任凭证，证实该校晨的已开设的用户，免交了开户费，为学校节约了3万元。

　　总之，要搞发档案信息资源的开发利用工作，既要热情主动地提供服务，又要健全和熟悉档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，还应对利用效果的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把中学档案信息资源的开发工作做得更好，使之发挥出更大作用。